La sous traitance : définition
La sous-traitance se définie comme « l’opération via laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage ». C’est-à-dire qu’une entreprise délègue à une autre entreprise une partie de sa production ou alors une tâche spécifique pour un projet pour lequel elle ne possède pas les savoirs-faire.
Ce type de coopération offre de nombreux avantages pour l’entreprise mais présente également quelques pièges dans lesquels il ne faut pas tomber. Voyons-ça ensemble.
Déterminer clairement vos objectifs
Comme énoncé plus tôt, il existe différentes situations face auxquelles une entreprise pourrait sous-traiter une partie de sa production. Afin de ne pas se tromper dans le choix de l’entreprise sous-traitante, il est important de définir ses objectifs clairement.
Sous traitance de capacité :
Il arrive parfois qu’une entreprise, dans une période de grande demande, ait du mal à répondre à toutes les commandes passées. Dans ce cas, et s’il s’agit d’occurrence ponctuelle, il peut être judicieux de faire appel à un sous-traitant. Dans ce cas, l’entreprise donneuse d’ordre doit s’assurer de la qualité des services proposés par un tiers : délais respectés, produits de qualité et discrétion assurée.
Sous traitance de spécialité
Face à une demande très spécifique, une entreprise peut se retrouver dans l’impossibilité de répondre positivement à toutes les demandes d’un projet. Dans ce cas, l’entreprise a le choix de faire appel à des spécialistes du domaine afin de leur sous-traiter sa commande. Elle fait donc particulièrement attention à l’expertise du partenaire et à sa connaissance de ce type de demandes.
Une stratégie d’acquisition :
Enfin, le dernier objectif qu’une entreprise peut définir pour faire appel à la sous-traitance est l’évaluation d’un marché ou d’une entreprise. En effet, avant d’investir dans un nouveau marché ou bien de racheter une société, l’entreprise donneuse d’ordres peut avoir envie de s’assurer de la fiabilité du marché ou de la stabilité de la société dans laquelle elle investit. Dans ce cas, l’entreprise veille à s’intéresser à l’historique de l’autre entreprise, de sa flexibilité et surtout de son adaptabilité. Elle prend également soin de s’intéresser à l’état du marché dans lequel elle investit : s’il fluctue, dépend de certaines conditions, ou si c’est un marché d’ores et déjà très compétitif.
Une fois les objectifs définis, vient le temps de sélectionner l’entreprise à qui l’on fera appel. Afin de faire le bon choix, voici quelques conseils.
Bien choisir son sous-traitant
Pour s’assurer de choisir la meilleure solution parmi plusieurs entreprises sous-traitantes, il est impératif de se renseigner au préalable et en détail sur chacune des sociétés envisagées. Il est donc primordial pour l’entreprise donneuse d’ordres de s’assurer non seulement que l’entreprise pressentie pour le contrat de sous traitance possède les moyens et savoirs faire technologiques mais aussi les ressources organisationnelles. Une fois ces informations collectées, une entreprise commanditaire porte son attention aux points suivants :
Faire preuve de réactivité
Un premier indicateur à prendre en compte lors du choix d’un sous-traitant est sa réactivité. Quelle est le délai de réponse après un premier contact ? La réponse est-elle claire ? La capacité à répondre rapidement aux interrogations d’une entreprise est un bon premier moyen pour s’assurer de l’expertise et du sérieux d’une entreprise. A l’inverse, un manque de réactivité dès le premier contact risque bien souvent de se traduire par une communication difficile lors de la réalisation du projet.
La réputation
Un autre moyen de s’assurer des qualités d’une entreprise et de la fiabilité de ses services est de faire quelques recherches concernant sa réputation. Pour ce faire, un moyen accessible à tous, la recherche internet. En effet, faire un tour d’horizon des différents avis possibles de trouver sur le net est une bonne stratégie. Par ailleurs, une rapide visite sur le site internet peut s’avérer utile.
Mais ce n’est pas tout. La recherche de références, et les retours d’entreprises ayant déjà travaillé avec ce sous-traitant sont autant de bons indicateurs de la réputation d’une entreprise.
Enfin, si possible, une visite en personne avec le contact de l’entreprise concerné permet de s’assurer des services fournis et de la prestation globale proposée.
Le prix d’une opération de sous traitance
Variable selon chaque contrat, il est important de se mettre d’accord avec l’entreprise sous-traitante sur la question du prix. Un bon moyen d’assurer l’efficacité des échanges est pour l’entreprise commanditaire de communiquer un prix objectif.
Ainsi, dès le début, la société sollicitée sera en mesure d’énoncer les solutions envisageables ou non. Par ailleurs, le prix est un bon moyen de comparaison pour sélectionner l’entreprise avec laquelle on souhaite travailler. Cependant, un prix bas peut bien souvent cacher de mauvaises surprises quant à la qualité des services.
C’est pourquoi, il serait dangereux de le considérer comme un critère essentiel.
La ponctualité
Là encore, il est impératif de s’assurer du respect des délais énoncés à la signature du contrat. En effet, il semble plus que judicieux de sélectionner l’entreprise la plus à même de répondre aux demandes dans les temps.
La qualité
Enfin, dernier critère, et plus important s’il en est, la qualité des services et produits fournis. La qualité concerne l’ensemble des points que nous avons vu plus tôt lors du choix d’un sous-traitant, mais pas seulement. Il est également question de la qualité même des produits fournis. Afin d’éviter les mauvaises surprises et réaliser trop tard que l’on a fait le mauvais choix, il est important de s’assurer du respect d’un cahier des charges. S’il s’agit de produits physiques, un contrôle préalable de la qualité des produits finaux est plus que recommandé. En effet, si un problème de qualité produit à lieu, seule l’entreprise donneuse d’ordres en répond devant ses clients. Il est donc impératif de mettre en place un contrôle qualité des produits commandés via la sous traitance, tout particulièrement s’il s’agit d’un nouveau contrat.
Se méfier de la dépendance
Se méfier de la dépendance, c’est-à-dire ? Lorsque l’on confie une partie de sa production à une entreprise, tout particulièrement si cette action est régulière, on se rend dépendant de l’entreprise sous-traitante choisie. Afin que cela ne soit pas un danger potentiel, il est recommandé de définir un seuil, une limite, à partir duquel on se pose deux questions :
- Pour éviter tous risques liés aux commandes, faut-il segmenter la demande via deux sous-traitants différents ?
- Est-il judicieux d’investir afin de pouvoir réaliser les tâches que l’on sous-traite en interne ?
Ce seuil peut prendre plusieurs formes : un nombre de commandes passées sur une période de temps limité, un volume maximal à ne pas dépasser ou encore un pourcentage de la production globale de l’entreprise.
Favoriser une communication horizontale lors d’un contrat de sous-traitance
Mettre en place un contrôle qualité va de pair avec le fait de favoriser une communication horizontale. Comment ça ? Bien que le terme d’entreprise « donneuse d’ordre » soit utilisé, il est plus judicieux de travailler ensemble. La collaboration, en plus de motiver les équipes, assure le bon déroulement du contrat. Pour ce faire, il est capital de déterminer plusieurs points clés en amont du lancement du projet :
- Des contacts au sein de chacune des entreprises concernant le projet
- Un rythme d’échanges réguliers sur l’avancement et les éventuels soucis rencontrés
- Des modalités de fonctionnement du sous-traitant
Ainsi, l’entreprise engagée, partie prenante du projet, est plus apte à proposer des solutions de qualité.
Pour conclure
Faire sous-traiter une partie de la production de son entreprise est souvent un bon moyen de booster son activité en période de besoin. Pour autant, il ne s’agit pas d’une solution magique qu’il suffit de brandir à n’importe quel moment. Afin d’en tirer les effets bénéfiques, il est important d’en faire usage stratégiquement et avec des experts.
Rédigé par Louis, le 18/02/2020
